封筒に宛名を印刷する方法|ワード・エクセルを使って印刷しよう!

封筒で書類などを発送する際、宛名を書く必要があります。1つだけの発送であれば手書きでも気になりませんが、大量の封筒を発送する場合、宛名書きに膨大な時間を要します。

ワード・エクセルを使い封筒に宛名を直接印刷することで、宛名を書く時間を省くことが可能です。文字のバランスも整うため、見栄えもよくなるでしょう。

当記事では、ワード・エクセルで封筒に宛名を直接印刷する方法を、7つのステップに分けて解説します。丈夫で人気の高い宅配封筒も紹介するので、封筒で書類などを発送する機会のある人はぜひ参考にしてください。

 

1.封筒の宛名を直接印刷するメリット

封筒の宛名をワードやエクセルを使って直接封筒に印刷する主なメリットは、以下の3つです。

●見栄えがよい

パソコンを使うため、整ったフォントを使用できます。文字が曲がったり字の間隔が詰まったりなどの心配がないので、自分の字に自信がない人にとってはメリットが大きいです。

●大量の郵送物も効率的に封筒の宛名書きができる

ダイレクトメールや定期的に送る郵送物がある場合、最初に設定すれば後はプリンターで印刷するだけなので、何度も宛名を書く必要がありません。1枚ずつ手書きで宛名書きするのと比べて大幅に時間を減らせるので、作業効率が高まります。また、宛名を封筒に直接印刷するためシールやラベルを貼る手間も省けます。

●差出人の住所を何度も書く必要がない

差出人の住所は同じである場合がほとんどです。同じ差出人の情報を先に封筒印刷しておけば、差出人情報を記載する手間を省けます。また、会社名や住所、部署名など変わることのない情報だけを印刷し、変更の可能性がある送付担当者名は印鑑を使うといったこともできます。

 

2.ワード・エクセルで封筒の宛名を直接印刷する方法

ワード・エクセルで封筒の宛名を印刷するのに、高度なパソコンスキルは必要ありません。下記の5つがあれば、簡単に封筒の宛名を印刷できます。

  • ワード、エクセル
  • 印刷用の封筒
  • 宛名のデータ
  • プリンター

上記5つを用意したら、次に「縦書き」と「横書き」のどちらにするかを決めます。

通常、縦書き用封筒には縦書きで宛名を書くのがマナーですが、縦書き用封筒に横書きで書く場合も少なくありません。ビジネスシーンでも縦書き用封筒に横書きで宛名を書くことがあります。縦書きを求められている場合以外は、宛名のバランスが取りやすいほうを選びましょう。

なお、縦書きの場合、住所の番地は漢数字を使うのが一般的とされています。宛名に数字や英語が多い場合は、横書きがおすすめです。

 

2-1.エクセルに宛名データを入れる

まず、エクセルで住所録を作成します。住所録には「郵便番号」「住所」「氏名」「敬称」 などの必要な情報を入力しましょう。住所録を作成する際にナンバリングしておくと、データ管理がしやすくなります。

住所録のリストが完成したら、ファイル名を「住所録」とし、保存先を指定してデータを保存します。

 

2-2.ワードでレイアウトを設定する

今回は、長形3号サイズの封筒で縦書きにする場合の設定方法を紹介します。

まずワードで白紙の文書を開き、上タブのレイアウトからテキストの方向や封筒のサイズを設定します。

【レイアウト設定の手順】

(1) 上タブの「レイアウト」をクリック
(2) 「テキストの方向」→「縦書き」をクリック
(3) 「余白」→「狭い」をクリック
(4) 「印刷の向き」→「縦」をクリック
(5) 「サイズ」→「長形3号封筒」をクリック

ワードに登録されている封筒サイズは以下の6種類です。

封筒名 サイズ 備考
長形3号封筒 120×235mm A4サイズ3つ折りが入るサイズ
長形4号封筒 90×205mm B5サイズ3つ折りが入るサイズ
洋形1号封筒 176×120mm A5二つ折りが入るサイズ
洋形2号封筒 162×114mm 官製はがきが入るサイズ
洋形3号封筒 148×98mm 写真(L判)が入るサイズ
洋形4号封筒 235×105mm A4横3つ折りが入るサイズ

 

2-3.エクセルのデータをワードに反映させる

次に、封筒に表示する住所録を指定します。住所録のデータをワードに反映させる手順は、以下の通りです。

(1) 「差し込み文書」のタブをクリック
(2) 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」をクリック
(3) 「データファイルの選択」というダイアログボックスが表示されたら、エクセルで作成したファイル名「住所録」を選択し「開く」をクリック
(4) 「ブックを開く」が出てきたら「OK」をクリック

以上で、住所録のデータの反映は完了です。ワードは白紙のままですが、データは反映されているので安心してください。

 

2-4.ワードにデータを差し込む

ワードにエクセルのデータを差し込みます。データの差し込みは、以下の流れで行います。

(1) 「差し込み文書」のタブをクリック
(2) 「差し込みフィールドの挿入」→「住所」「氏名」「敬称」をクリック
(3) 白紙のワードに「住所」「氏名」「敬称」が表示されたら、住所の上をクリックし、カーソルを合わせてキーボードのタブキーを2回押す
(4) 「挿入」→「テキストボックスの作成」→「横向きテキストボックスの描画」をクリック
(5) ドラッグで郵便番号を挿入するための枠を作成
(6) 郵便番号を挿入する枠の中に「〒」を入力
(7) 「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」→「郵便番号」をクリック
(8) 枠を選択し、「図形の書式設定」→「図形の枠線」→「枠線なし」をクリック

 

2-5.レイアウトを調整する

ワードの「差し込み文書」のタブから「結果のプレビュー」をクリックすると、ワードにデータが反映され、差し込みしたデータが表示されます。全体のバランスを見ながら、位置をずらしたり文字サイズを調整したりして、レイアウトを決めましょう。

レイアウトはいつでも変更できます。宛名によってはバランスが悪くなることもあるので、気になる場合はプレビュー表示で確認したり、テスト印刷をしたりなどでバランスをチェックし、必要であればレイアウトを変更します。

 

2-6.差出人を入れる

封筒の表面に差出人の情報を入れたい場合は、ワードにテキストボックスを挿入して、差出人の情報を入力します。

(1) 差出人の情報を入れたい部分にカーソルを合わせ、キーボードのタブキーを2回押す
(2) 「挿入」→「テキストボックスの作成」をクリック
(3) 「横向きテキストボックスの描画」をクリック
(4) ドラッグで差出人を挿入するための枠を作成
(5) テキストボックス内に差出人の情報を入力

 

2-7.宛名を封筒に印刷する

封筒に宛名を印刷する際、トレイにセットすると紙詰まりを起こす恐れがあります。宛名を印刷するときは、手差し給紙に封筒をセットしましょう。手差し給紙に封筒をセットする際は、印刷面と印刷方向をチェックしてください。

(1) ワードの上部メニューから「ファイル」→「印刷」をクリック
(2) 「印刷設定画面」の「プリンターのプロパティ」をクリック
(3) 給紙方法を「手差し給紙」に設定
(4) 印刷実行ボタンを押す

印字された封筒が排紙トレイから出てきたら、封筒への宛名印刷は完了です。

 

3.丈夫で人気の高い宅配封筒2選

配送中に損傷する可能性を下げるためには、丈夫な宅配封筒を用いることをおすすめします。重要なビジネス書類や資料、CD・DVDなどを配送する際は、厚紙封筒やクッション封筒を利用しましょう。

アースダンボールでは、さまざまな宅配封筒をお手頃な価格で多数取り扱っています。

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まとめ

封筒に宛名を印刷することで、文字のバランスを気にする必要がなくなるほか、大量に発送する際には1枚ずつ手書きする手間を省けるメリットがあります。

封筒に宛名を印刷する場合、エクセルで住所録のリストを作成し、リストのデータをワードに反映させる方法が一般的です。高度な技術は不要で、ワード・エクセルと封筒、プリンター、宛名の情報さえあれば宛名を印刷できます。

アースダンボールでは、丈夫な封筒を多数取り扱っています。サイズや機能など幅広く揃えていますので、封筒を購入の際はぜひご検討ください。

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